Adjoint administratif

Sous la supervision du  Chef des Opérations et Services Techniques, l’adjoint administratif s’assure du bon fonctionnement du bureau et fournit un soutien aux cadres et aux employés.

Fonctions

Administration:

  • Fournir un support administratif à l’équipe de gestion ;
  • Assurer le suivi de dossiers actifs mandatés par l’équipe de gestion
  • Faire les réservations des voyages d’affaire (hôtel, avion, véhicule) ;
  • Suivi de la facturation et des bons de commandes annuels ;
  • Préparer les bons de commandes dans le logiciel ERP;
  • Créer les nouveaux fournisseurs dans le système de bon de commande ;
  • Assister dans la préparation des présentations et du matériel pour les directeurs ;
  • Aider lors de besoins en logistique et d’expédition ;
  • Assister dans la gestion des échantillons et de l’expédition ;
  • Préparer les comptes de dépenses ;
  • Procéder au classement des factures;
  • Préparer, avec la collaboration des gestionnaires de département, l’agenda d’acceuil, la mutation ou le départ de tous les employés;
  • Planifier et faire le suivi des formations nécessaires aux employés de l’usine dans l’exécution de leurs tâches. (Santé-Sécurité, Système Qualité, entrainement à la tâche);

 

Réception:

  • Recevoir et acheminer les appels dirigés vers le ‘’0’’ ;
  • Recevoir les visiteurs;
  • Recevoir et acheminer les télécopies et le courrier;
  • Garder la salle de conférence en ordre et en gérer les réservations;
  • Organiser les appels conférence ;
  • Affranchir et poster le courrier;
  • Gérer la papeterie et commander les fournitures de bureau;
  • Faire le suivi des anniversaires des employés;
  • Commander l’encre pour les imprimantes;
  • Réservation et commande de repas dans les restaurants ou pour les réunions d’affaire;
  • Réservation de Taxi;

 

Autres:

  • Agir à titre de préposé au fonctionnement du bureau ;
  • Garder la cuisine, la salle de copie et les salles de toilette propres et bien approvisionnées ;
  • Vider et programmer le lave-vaisselle ;
  • Tenir l’inventaire du café ;
  • Assurer l’approvisionnement du café et des divers articles pour la cuisine ;
  • Effectuer des courses pour le bureau, à l’occasion.

 

Conditions d’accès à la profession

  • DEC en administration
  • Minimum de 10 années d’expérience
  • Excellentes aptitudes de communications en français parlé et écrit
  • Démontrer un service à la clientèle de qualité
  • Faire preuve de rigueur et de souci du détail très élevé
  • Aimer et participer au travail d’équipe
  • Capacité de gérer des renseignements confidentiels avec discrétion
  • Personne polyvalente possédant un haut degré d’autonomie, et de rigueur
  • Expérience dans le domaine des Ressources Humaines représente un fort atout.
  • Maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Power Point et Outlook).

 

Horaire de travail

Du lundi au vendredi

 

Emplacement

Sherbrooke